Imagine que você está explicando alguma coisa com cuidado – para seu chefe, cliente, colega ou alguém que se reporta a você – e seus olhos começam a se desdobrar.

Isso pode ser um sinal de que eles estão recebendo muita informação.

Nenhum de nós quer entediar nossos ouvintes, então aqui está como evitar a explicação excessiva.

Use o Instant Speech Format para organizar suas informações
Um discurso instantâneo é curto, doce e elegante:

Você começa com uma declaração de visão geral de alto nível (sua “mensagem-chave”) que identifica o tópico e dá sua opinião sobre ele. Por exemplo,

Este projeto está indo bem, mas precisamos de mais tempo para terminá-lo.

Observe que, mesmo que você só possa dizer uma coisa (e isso acontece com frequência), você já fez o seu ponto mais importante!

Em seguida, você adiciona uma, duas ou três declarações curtas que apóiam sua ideia principal (“pontos de apoio”):

O processo de impressão está demorando muito mais do que imaginávamos. O cliente fez muitas mudanças no escopo do trabalho. E nosso designer chefe está doente, o que também está atrasando as coisas.

Então você fecha repetindo seu ponto mais importante, para ter certeza de que o ouvinte o recebeu:

Então, em geral, o projeto está indo bem, mas realmente precisamos de mais tempo para terminá-lo.

(A versão do TMI – pelo menos para mim! – seria uma descrição detalhada de todos os fatores técnicos que tornam o processo de impressão mais lento do que o esperado. Se eu quiser saber disso, posso perguntar.)

Observe a reação do ouvinte e pare antes que eles atinjam “muita informação”
O formato Instant Speech acabou de resolver três problemas importantes para você: por onde começar, como terminar e quanto dizer no meio.

Mas o verdadeiro juiz do que é “muita informação” é o seu ouvinte. Idealmente, você deve parar de falar antes que eles atinjam a sobrecarga.

Veja como:

1. Observe o seu ouvinte em busca de sinais indicadores, como um aceno definitivo (“OK, eu tenho isso”) ou uma mudança na sua atenção (olhos errantes, inquietação, expressão impaciente, etc.).

2. Quando você vê esses sinais. pare de falar no final do seu ponto atual, mesmo se você acredita que há muito mais para explicar.

Pausar desta maneira dá ao seu ouvinte a chance de:

Reagir ao que você acabou de dizer
Entre com uma pergunta de acompanhamento
Introduza um tópico diferente ou
Peça para você continuar explicando.
Como você “assiste” seu ouvinte em uma ligação?
Mas e se o seu ouvinte não for expressivo ou se você estiver no telefone e não puder ler as dicas?

Nesse caso, pergunte se já ouviram o suficiente. Basta pausar e depois dizer

Você gostaria que eu continuasse?

Você quer mais detalhes?

Vamos passar para o próximo tópico?

Essas perguntas não são rudes – elas mostram confiança e consideração pelos seus ouvintes.

Portanto, lembre-se: identifique seu ponto principal (e entregue-o primeiro), mantenha suas declarações de apoio breves e observe seus ouvintes para se certificar de que eles ainda estão prestando atenção.

Quando você faz essas coisas, “muita informação” não será um problema!