6 erros de apresentação que todo profissional deve evitar

6 erros de apresentação que todo profissional deve evitar

“Tem um cara na minha empresa que …”

Então comecei minha conversa a bordo sobre apresentações e erros de apresentação. Isso acontece muito. O surpreendente nessa conversa foi o resto da frase.

“… é muito exuberante quando ele apresenta.”

Espere o que? Ninguém diz isso.

Nós conversamos por um tempo. Eu expliquei como consertar o problema. Então falamos sobre quão raro esse problema é.

Veja, nos últimos quatro anos, eu voei por todo o mundo para trazer a metodologia da Duarte para empresas através de nossas oficinas de narrativa.

Quando comecei, presumi que toda empresa teria seu próprio conjunto de problemas. Então, comecei cada workshop pedindo aos participantes que anotassem os desafios de apresentação em sua empresa. Acontece que eu estava errado. Pessoas de todas as empresas repetidamente cometem os mesmos erros de apresentação. Não importa qual indústria, a idade da empresa ou o calibre dos funcionários, uma apresentação ruim é ruim pelas mesmas razões.

A lista a seguir inclui todos os erros de apresentação mais comuns, que são fáceis de evitar pelo caminho.

1. Sua apresentação abrange muita informação

Eu facilitei 211 oficinas nos últimos cinco anos.

Em cada uma delas, eu perguntei: “o que acontece em uma apresentação ruim?”

Em literalmente cada oficina, alguém responde “muita informação”.

É isso mesmo: 211 vezes em 211. Você não conseguiu que muitas pessoas concordassem sobre o dia da semana.

É difícil fornecer instruções sobre exatamente quantas informações você precisa em uma apresentação, mas é provavelmente menos do que você imagina. Simplificando, quanto mais fatos ouvimos, menos algum deles fica preso. Escolha sabiamente.

Uma tática boa, mas raramente implementada, é focar no que os fatos significam, e não nos fatos em si.

Em vez de apenas recitar os resultados ou os dados, me dê uma análise; explique por que algo aconteceu e quais são as ramificações no futuro. Nós chamamos isso de equilibrar informações com insight.

Uma apresentação de dados que eu adoro compartilhar é a palestra TED de David Epstein. Ele é tão bom em orientá-lo apenas com as informações essenciais, e depois lhe diz por que essa informação é importante.

Um trecho:

“Dê uma olhada no recorde do nado livre de 100 metros. O registro está sempre tendendo para baixo [informação], mas é pontuado por esses penhascos íngremes. O primeiro penhasco, em 1956, é a introdução do flip [introspecção]. ”

2. Você se distrai com acrônimos, abreviações e jargões

Este é um truque. Para economizar tempo, a maioria das pessoas na maioria das empresas tem um monte de acrônimos que eles usam regularmente. Economizar tempo é uma coisa boa, certo? Mas aqui está o problema: os acrônimos só funcionam quando todos sofreram lavagem cerebral para memorizá-los. Se você não memorizou um termo, seu cérebro gasta mais tempo e energia para descobrir o que isso significa. Isso leva a distração.

Exemplo: participei de um ensaio para a grande apresentação de marketing de uma empresa. Eles continuaram usando acrônimos como PPC, mas nunca explicaram o que isso significava, provavelmente porque eles usam o termo 79 vezes por dia. Eu, no entanto, não vivo, não bebo e respiro acrônimos de marketing. Levei alguns segundos para lembrar o que isso significava (pay-per-click).

Isso pode não parecer grande coisa, mas faça as contas. A taxa média de fala é de cerca de 130 palavras por minuto. Cinco segundos para decodificar um acrônimo significa que eu perdi dez palavras, basicamente uma frase inteira. Toda vez que o apresentador usava um acrônimo, era o equivalente a eu colocar fones de ouvido pelos próximos cinco segundos. Não faça isso para o seu público. Por favor, por favor. Por melhor que pareça, prometo, é um erro de apresentação.

3. Apresentar informações irrelevantes garante uma má apresentação

Alguns anos atrás, eu organizei nosso workshop 1Day Visual Story para um departamento de conformidade que se apresenta à equipe de vendas da empresa. Pedi-lhes que pensassem sobre os riscos da sua apresentação. O que há para o público? Quase todos os participantes disseram a mesma coisa: “nos permitirá permanecer em conformidade.”

Você pode ver o problema aqui? Um vendedor é motivado pelo objetivo de permanecer em conformidade?

Então, paramos e pensamos como vendedores. Eventualmente, chegamos a diferentes riscos: “isso nos ajudará a evitar uma situação da Enron”. Isso é algo que um vendedor ouviria.

Faça do público o herói da sua apresentação. Tudo deve ser servido para eles, porque se eles não adotarem a idéia que você propõe em sua apresentação, sua idéia morre. No mínimo, considere o que os motiva, o que eles já sabem sobre o seu tópico e como é a caminhada nos sapatos deles.

4. Seu Chamado à Ação (CTA) é Confuso ou Vago

É incrível como muitas apresentações, mesmo as boas, terminam sem dizer ao público o que elas devem fazer agora. Ou, eles dão direção, mas é vago (ou seja, “eu preciso do seu apoio”, que, dependendo de como você ouve, poderia estar pedindo dinheiro, um tapinha nas costas ou um pôster de gato inspirador). Para corrigir isso, imagine seu público amando sua apresentação. Agora que eles foram comprados, que ação específica você deseja que eles façam quando retornam à sua mesa?

A melhor frase de chamariz que vi pessoalmente foi em um seminário de produtividade. O apresentador pediu a todos que retirassem o telefone, ela esperou até que todos o tivessem feito e, em seguida, pediu que agendassem um lembrete um mês depois dessa data. Estrondo. Chamada à ação, respondida.

5. Seu Estilo de Apresentação Monótono é Soporífico

Na maioria das vezes, esse erro é emparelhado com outro clássico: o apresentador lendo seus slides para o público. Apenas no caso de o público não conseguir lidar com isso sozinho.

Olha, falar com confiança não é fácil para a maioria de nós (no entanto, alerta sem vergonha: temos um ótimo workshop se você quiser ajudar com isso). Pode parecer estranho, pode parecer assustador, pode parecer que seu público está julgando você. Não é fácil, especialmente se você não é uma pessoa naturalmente efervescente. Mas aqui está o acordo: se você não parece empolgado com a sua palestra, não há chance de o público ficar animado.

Por mais ridículo que isso pareça, uma das melhores coisas que você pode fazer é gravar a si mesmo. Puxe o telefone, abra o aplicativo de anotação de voz e fale sobre o assunto por um minuto. As probabilidades são a expressividade que você sente internamente não corresponde a como soa externamente. Uma apresentação monótona é um erro de apresentação que praticamente garante um desempenho ruim.

6. Sua apresentação carece de um ponto claro ou propósito

Em uma das minhas primeiras oficinas de apresentação, sentei-me com um participante para ajudá-lo com seu ponto de vista.

“O que você tem até agora?” Eu perguntei.

“A equipe cometeu muitos erros”, disse ele.

“Isso não é um ponto de vista”, eu disse.

Ele parecia confuso. Expliquei a diferença entre um ponto de vista e um fato. Vamos tentar de novo.

“A equipe continua cometendo erros.”

Rodada e volta nós fomos. Ele tinha uma opinião sobre como a equipe poderia melhorar? Houve algum erro em particular que a equipe precisou parar de fazer?

Eventualmente, ele surgiu com alguma coisa. Mas, pelo resto do dia, imaginei-o passando a vida fazendo declarações factuais, sem opinião:

Verde é uma combinação de amarelo e azul.
Meias podem ser feitas de algodão ou lã.
Poucas pessoas falam grego mais.
Você sabe o que ainda me surpreende mais sobre isso?

Ele não está sozinho. Um número incrível de pessoas tem dificuldade em expressar um ponto de vista. Eles têm muitos fatos. Os fatos são seguros. Mas um ponto de vista é um problema enorme. Você dá ao seu público uma ideia para adotar, que geralmente inclui a chance de ele discordar de você. Use seus dados para respaldar a opinião, isso a manterá dinâmica, isso separará você do pacote.

Então, depois de todos esses erros de apresentação, precisamos de um final feliz, certo? A boa notícia é que bar para apresentações em sua organização é provavelmente baixo. Se você pode evitar até mesmo alguns dos erros de apresentação muito naturais que descrevi, você pode facilmente evitar fazer uma má apresentação e até mesmo se destacar como um bom apresentador.

Quanto ao cara exuberante no começo desse post? Eu inventei isso. Nem uma vez eu encontrei essa pessoa no mundo corporativo. As probabilidades são de que a pessoa existe em algum lugar. Se é você, considere-se com sorte. Você tem o problema oposto da maioria dos apresentadores do mundo.